Siempre se te acaba el tóner el peor día: cómo no quedarte sin consumibles a mitad de mes

Se te rompe la impresora un martes a las diez de la mañana, vas a por el cartucho de repuesto y descubres que el último lo usaste hace dos semanas y nadie lo pidió. Suena a mala suerte, pero no lo es: te ha pasado porque nadie lleva la cuenta de cuánto gastáis. No hace falta un ERP ni un almacén robotizado para evitarlo; con dos números y un poco de costumbre tienes más que suficiente.

¿Por qué siempre falta justo lo que más usas?

Porque lo que más se gasta es lo que peor se ve venir. Un archivador lleno llama la atención; una caja de folios que baja poquito cada día parece llena hasta que no lo está. Y mientras tanto el papel sigue saliendo: un empleado de oficina imprime de media unas 25 páginas al día, y cada trabajador usa cerca de 50 kg de papel al año solo en el trabajo, según Aspapel. Son cifras de España, pero el patrón se repite en cualquier despacho.

El problema no es que gastes, es que no sabes cuándo te vas a quedar a cero. Hay quien compensa comprando de más "por si acaso" y acaba con cajas de folios que nadie abre en meses; y hay quien espera a que falte para pedir, y entonces paga el recargo de urgencia o para media mañana. Las dos cosas salen caras, y la segunda además te deja trabajando con las manos atadas justo cuando más arrancas.

Componente	Cantidad	Qué representa
Consumo durante el plazo (3 días)	1,1 resmas	Lo que se gasta mientras llega el pedido
Stock de seguridad	2 resmas	El colchón para imprevistos
Punto de pedido	≈3 resmas	Momento de lanzar el pedido

Punto de pedido = (consumo diario × plazo de entrega) + stock de seguridad. Ejemplo: 10 personas, 5 resmas a la semana y 3 días de reparto → pides al llegar a unas 3 resmas, antes de quedarte a cero.

¿Qué es el punto de pedido y por qué deberías tener uno?

El punto de pedido es el nivel de stock que, cuando lo tocas, dispara el pedido. No es una fecha del calendario ("el día 1 pido"), sino una cantidad: "cuando me queden X folios, pido". La fórmula es sencilla:

Punto de pedido = (consumo diario × plazo de entrega) + stock de seguridad

Imagina una oficina de 10 personas que usa 5 resmas de folios a la semana (unas 2.500 hojas) y cuyo proveedor tarda 3 días en traerlas. En esos 3 días vais a gastar casi 1,1 resmas. Si tu stock de seguridad son 2 resmas, el punto de pedido está en unas 3 resmas. Cuando bajes de ahí, pedido. Tan simple que cabe en un Excel de dos columnas, o en una nota en la nevera de la sala de fotocopias.

Esto cambia la manera de comprar: dejas de reaccionar a los sustos y empiezas a comprar por adelantado, cuando todavía te queda margen para que llegue el reparto sin apretar.

El stock de seguridad no es "comprar por si acaso"

Aquí es donde la mayoría se confunde. El stock de seguridad es el colchón para los días raros: el pedido grande de fin de mes, la persona que se ha puesto a imprimir 200 folletos, el proveedor que esta vez tarda cinco días en vez de tres. Se calcula así:

Stock de seguridad = Z × desviación típica de la demanda × raíz del plazo de entrega

La Z es el nivel de servicio que quieres: 1,645 si quieres acertar el 95 % de las veces, 2,33 si apuntas al 99 %. No es "compro el doble para estar tranquilo": eso solo inmoviliza dinero en cajas que se quedan en un rincón. Es medir cuánto se dispara tu consumo los días raros y dejar justo ahí el colchón. Si lo haces bien, casi nunca fallas y casi nunca sobra.

Una forma rápida de verlo: mira cuánto os habéis desviado de lo normal en las últimas semanas. Si un martes cualquiera usáis el triple de folios porque hubo una reunión, ese pico es justo lo que el stock de seguridad tiene que absorber.

Cuánto pedir cada vez: la cantidad económica de pedido

Otro número distinto: el punto de pedido te dice cuándo pedir; la cantidad económica de pedido (EOQ, por sus siglas en inglés) te dice cuánto pedir para no pagar dos veces. La fórmula clásica es:

EOQ = √(2 × demanda anual × coste por pedido ÷ coste de mantener)

El coste de mantener suele rondar entre el 15 % y el 30 % del valor del producto al año (espacio, capital inmovilizado, seguro, lo que se deteriora). Pedir poco y a menudo te hunde en gastos de gestión y portes; pedir un camión entero te llena el almacén de dinero parado. El EOQ es el punto medio. Por cierto, no es cosa de laboratorio: más del 78 % de los ERPs y sistemas de planificación traen el EOQ como opción predeterminada para calcular el tamaño de lote, según el Gartner Supply Chain Top 25 de 2025.

Un error típico: inflar la cantidad del pedido "para no quedarte sin nada". Eso no protege la ventana entre que pides y que llega; solo te deja con más cajas. Para eso está el stock de seguridad, no el pedido gordo.

Cuánto te cuesta no tenerlo: las roturas de stock

Quedarte sin tóner un martes no es solo una tarde perdida. Cuando un cliente o un empleado no encuentra lo que necesita, los estudios de comportamiento dicen que cerca del 70 % compra a la competencia y unos 3 de cada 10 no vuelven. Y si tienes que pedirlo urgente, el transporte exprés puede costar hasta tres veces lo normal. En una oficina pequeña parece poco, pero suma: un par de urgencias al trimestre ya te pagan un buen sistema de inventario.

Además está el otro extremo, el que parece ahorro y no lo es: tener 20 cajas de folios apolillándose. El papel y el cartón son el 90 % de los residuos de una oficina corriente, según Aspapel, y buena parte acaba tirada sin usar. Controlar el inventario es también tirar menos y gastar lo que de verdad se usa.

Cómo montarlo en tu oficina sin volverte logístico

No hace falta software caro. Te va a bastar una mañana:

• Haz una lista corta de lo que de verdad se gasta: folios, tóner de la impresora, bolígrafos, grapadoras, cinta. Diez referencias cubren el 80 % de lo que falla.
• Anota el consumo real 4 o 6 semanas. No el de la factura del año pasado: el de ahora. La vuelta de septiembre dispara el gasto, así que si arrancas el control en agosto, mídelo ya para llegar a septiembre cubierto.
• Mide el plazo de entrega real, no el que promete el proveedor. Si siempre tarda tres días, cuenta tres; si a veces tarda cinco, déjalo en cinco para el stock de seguridad.
• Pon el punto de pedido en un sitio visible (un Excel compartido o un post-it en la impresora) y que cualquiera pueda decir "hemos bajado del punto, hay que pedir".
• Junta los pedidos. En Shoroban el pedido mínimo es de 50 € y por debajo hay un recargo de 7 €, así que agrupar lo que baja del punto en un solo pedido semanal sale mejor que pedir cada día lo que falta. Puedes ver las referencias en el catálogo antes de lanzar la compra.

Si te atascas con una referencia o quieres que alguien te ayude a calcular los números de tu caso, escríbenos desde la página de contacto y te echamos una mano. Lo bueno de esto es que, una vez puestos los puntos de pedido, dejas de pensar en el material casi por completo: el aviso salta solo y tú solo confirmas el pedido.

Preguntas frecuentes

¿Esto sirve para una oficina de dos personas?

Sí, y quizá más. Con pocos empleados un fallo te para el día entero y nadie se da cuenta hasta que falta. El punto de pedido en una hoja de cálculo ya te quita el susto. No necesitas volúmenes grandes para que compense.

¿El stock de seguridad y el punto de pedido son lo mismo?

No. El punto de pedido es el nivel que dispara el aviso; el stock de seguridad es la reserva que dejas por debajo de ese aviso para aguantar los días raros y los retrasos del reparto. El punto de pedido ya incluye el stock de seguridad en su fórmula.

¿No es mejor pedir mucho de una vez y olvidarme?

A la larga sale peor. Compras dinero que se queda quieto, ocupas sitio y lo que tiene caducidad o se actualiza (un modelo de tóner, un formato) acaba sobrando. El EOQ existe precisamente para no hacer ni lo uno ni lo otro.

¿Cómo sé el plazo de entrega si el proveedor no es fiable?

Míralo en tus propios pedidos pasados, no en lo que te prometieron. Si la mitad de las veces tarda el doble, ese es tu plazo real. Y cuanto más se mueva, más alto pones el stock de seguridad, no el tamaño del pedido.